Minska kostnader och flytta till ett mindre kontor

Rapporter från bland annat Naturvetarna och Netigate visar att upp till 70 % vill fortsätta jobba hemifrån även efter pandemin tar slut. Produktionen och motivationen har heller inte minskat i takt med att allt fler arbetar från sitt hem. Däremot vill många ha möjlighet att arbeta växelvis på kontoret.

För många företag kan det därför löna sig att hitta en modell som gör det möjligt för medarbetare att få den flexibilitet som önskas. Bland annat vk.se skriver om distansarbetet och att det är en del av framtiden. Genom att anställda kan arbeta hemifrån ett visst antal dagar i veckan blir företaget även mer attraktivt när det är dags att rekrytera.

Flytta till ett mindre kontor

Genom att låta anställda arbeta hemifrån kan företag även byta kontorslokaler. Från stora och dyra kontor till mindre och billigare. En kontorsflytt, framför allt till mindre lokaler, kräver mycket planering och kunskap. Det finns företag som är specialiserade på byta kontor och som kan bistå med många kringtjänster. Från packservice till montering och återvinning. Du kan också få hjälp med koordinering och planering.

En viktig detalj som inte heller ska missas när det är dags att flytta till mindre kontor är hur ytorna används. Ska anställda arbeta hemifrån växelvis blir det en form av kontorshybrid. När anställda arbetar på kontoret är det mindre fokus på rent administrativt arbete som går att utföra hemifrån. Istället behöver det mindre kontoret planeras för kreativa möten och möjlighet att samarbeta. Koordinering är ett ledord vid en sådan planering och därför kan experthjälp vid flytten underlätta hela processen.

Hur kan hybridkontoret utformas?

Ledare och chefer kan ställas inför stora utmaningar med hybridkontor. Bland annat vid möten där det finns deltagare på plats både fysiskt och digitalt. Det mindre kontoret behöver utformas med möteslokaler som möjliggör kombinationen och som underlättar för chefer. Här har du fördel när experter hjälper dig med flytten som kan olika typer av kontor. Genom att optimera varje kvadratmeter kan hybridkontoret få den flexibilitet som krävs.

Hybridkontoret behöver också vara aktivitetsbaserat och gärna zonindelat. Öppna ytor som lockar till samarbete och lockar fram kreativitet. Samtidigt behöver det finnas tysta zoner där medarbetare kan arbeta i lugn och ro. Eftersom alla anställda inte är på plats samtidigt är det möjligt att skapa ett hybridkontor på mindre yta.

Hur löser du flytten bäst?

Flytta till mindre kontor kräver även att företaget gör sig av med onödiga kontorsmöbler och material. Därför är det viktigt att ha en inventering och planering som utgår från de nya lokalernas förutsättning. Själva flytten bör ta så lite tid från kärnverksamheten som möjligt och det finns en fördel med att låta ett företag sköta stora delar av flytten. Samtidigt är det viktigt att medarbetare får vara delaktiga och att företaget kommunicerar planer i god tid.

Innan flytten kan det också vara en god idé att ha möten där medarbetare kan få vara med och komma med input hur det nya kontoret ska utformas. Experthjälp, dialog och planering är ledord för lyckad en lyckad kontorsflytt. Möjligheten till distansarbete och lokaler som främjar växelvis arbete kommer leda till ökad trivsel samtidigt som företag kan spara pengar i kontorshyra.